SharePoint Workflows sind seit dem 2. April 2026 abgeschaltet — was jetzt wirklich hilft
Am 2. April 2026 hat Microsoft SharePoint 2013 Workflows in SharePoint Online abgeschaltet. Kein Aufschub. Keine Verlängerung. Keine Gnade.
Wer an diesem Datum noch auf Legacy-Workflows gesetzt hat, hat jetzt defekte Prozesse. Genehmigungen laufen ins Leere. Benachrichtigungen kommen nicht an. Dokumenten-Routing funktioniert nicht mehr.
Dieser Artikel erklärt, was genau passiert ist, wie du herausfindest ob du betroffen bist — und welche Migrationspfade wirklich Sinn ergeben.
Was am 2. April 2026 passiert ist
Microsoft hat den SharePoint 2013 Workflow-Engine in allen Microsoft 365 und SharePoint Online Tenants dauerhaft deaktiviert. Das betrifft:
- SharePoint Designer Workflows (2013-Engine)
- Nintex Workflow for Office 365 (basiert auf der 2013-Engine, Support schon seit 31.12.2025 weg)
- Jede Third-Party-Lösung die auf dem SharePoint 2013 Workflow-Backend aufbaut
Was nicht betroffen ist:
- SharePoint Server 2016, 2019 und Subscription Edition (OnPrem) — dort laufen Workflows weiter, bis der Server selbst das Support-Ende erreicht
- Power Automate Flows (die sind der Nachfolger, nicht Legacy)
- SharePoint-Listen-Regeln (die “einfachen” automatischen Benachrichtigungen in modernen Listen)
Kurze Zeitlinie:
- November 2020: SharePoint 2010 Workflows abgeschaltet
- April 2024: 2013 Workflows für neue Tenants deaktiviert (kein Opt-in mehr)
- 2. April 2026: 2013 Workflows für alle bestehenden Tenants abgeschaltet
SharePoint 2010 bekam damals mehrere Verlängerungen. SharePoint 2013 bekam keine. Microsoft hat das von Anfang an kommuniziert.
Bin ich überhaupt betroffen?
Wahrscheinlich ja — wenn ihr SharePoint seit mehr als 3-4 Jahren nutzt. Die 2013-Engine war lange der Standard für alles was über eine einfache Listen-Benachrichtigung hinausgeht.
Typische Szenarien:
- Genehmigungsworkflows für Dokumente in SharePoint (z.B. Verträge, Rechnungen)
- Benachrichtigungs-Workflows bei Listenänderungen
- Mehrstufige Freigabeprozesse
- Alles was mit “SharePoint Designer” gebaut wurde
So prüfst du es: Microsoft stellt das Microsoft 365 Assessment Tool bereit. Es scannt deinen Tenant und erstellt einen Power BI Workflow Report — mit allen Sites und Listen die noch 2013-Workflows hatten.
Wichtig: “hatten” ist das richtige Wort. Die Workflows laufen nicht mehr. Aber die Definitionen sind noch als XML sichtbar — das hilft bei der Analyse was neu gebaut werden muss.
Die drei realistischen Migrationspfade
1. Power Automate (Cloud) — der Microsoft-Standard
Power Automate ist der offizielle Nachfolger. Teil der Power Platform, Low-Code/No-Code, direkt in Microsoft 365 integriert.
Vorteile:
- Direkte Integration in SharePoint, Teams, Outlook, Excel und 700+ weitere Apps
- Keine separate Infrastruktur
- Wird aktiv weiterentwickelt (KI-Features, Copilot-Integration)
- Microsoft stellt das SharePoint Migration Tool (SPMT) bereit — das kann einfache Standard-Workflows (Approval, Collect Feedback) teilautomatisiert migrieren
Grenzen:
- Komplexe Custom-Workflows (mehrstufige Genehmigungen mit Ausnahme-Logik, Legacy-Datenbankanbindungen) müssen manuell neu gebaut werden
- Lizenzierungskosten: Basic-Flows in M365 enthalten, Premium-Konnektoren (SQL, SAP, etc.) kosten extra
- Cloud-Daten: Flows laufen in der Microsoft Cloud — für strenge Datenschutzanforderungen ggf. relevant
Empfohlen für: Organisationen die Microsoft 365 vollständig in der Cloud nutzen, einfache bis mittlere Workflow-Komplexität.
2. Power Automate mit On-Premises Data Gateway
Für Hybrid-Szenarien: Power Automate in der Cloud, aber mit Anbindung an OnPrem-Systeme via Gateway.
Vorteile:
- Moderne Cloud-Oberfläche + Zugriff auf interne Systeme (SQL Server, SAP, File Shares)
- Daten verlassen nur kontrolliert die eigene Umgebung
Grenzen:
- Infrastruktur für Gateway-Server notwendig
- Etwas mehr Komplexität in Setup und Wartung
Empfohlen für: Mittelstand mit OnPrem-Systemen (ERP, Datenbanken) die weiterhin eingebunden werden müssen.
3. SharePoint OnPrem bleiben (kurzfristig)
Wer noch auf SharePoint Server 2016, 2019 oder Subscription Edition (SE) läuft: die 2013-Workflows laufen dort noch weiter.
Aber: Das ist kein Dauerzustand.
- SharePoint Server 2016 und 2019: End of Support Juli 2026 (ja, in drei Monaten)
- SharePoint SE: noch länger supportet, aber auch irgendwann weg
Empfohlen für: Wer sowieso eine geordnete Migration zu SharePoint Online plant und die Workflows dabei gleich mit neu baut. Kein „weiter so” auf Dauer.
Was macht eine Migration aufwändig?
Die ehrliche Antwort: Es kommt sehr darauf an.
Einfache Workflows (eine Genehmigung, eine Benachrichtigung) lassen sich oft in 1-2 Stunden in Power Automate nachbauen. Das Microsoft Migration Tool unterstützt dabei für Standard-Prozesse.
Komplex wird es wenn:
1. Legacy-Logik nicht dokumentiert ist
Viele Workflows wurden vor Jahren gebaut und seitdem nicht mehr angefasst. Niemand weiß mehr genau was sie tun — bis sie aufhören zu funktionieren. Assessment kommt vor Migration.
2. Mehrstufige Genehmigungen mit Ausnahmen
Genehmigung durch Person A, falls nicht verfügbar Person B, falls Betrag > 10.000€ noch Person C. Das ist in SharePoint Designer oft in Spaghetti-XML gebaut. In Power Automate gut lösbar — aber nicht in einer Stunde.
3. Anbindung an Nicht-Microsoft-Systeme
Workflows die in ERP-Systeme, Datenbanken oder Drittsysteme schreiben: brauchen Premium-Konnektoren oder Custom Connectors in Power Automate. Oder das On-Prem Gateway.
4. Nintex-spezifische Features
Nintex hatte Features die Power Automate so nicht hat (bestimmte Schleifentypen, Nintex-eigene Formulare). Diese müssen nicht nur migriert, sondern konzipiert werden.
Entscheidungsmatrix: Welcher Weg für welche Situation?
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Einfache Approval-Flows, alles in M365 Cloud | Power Automate direkt, SPMT nutzen |
| Mittlere Komplexität, reine Cloud | Power Automate, manueller Neuaufbau |
| OnPrem-Systeme müssen angebunden bleiben | Power Automate + On-Prem Data Gateway |
| Noch auf SharePoint Server (SE) | Short-term: weiterlaufen lassen, parallel migrieren |
| Komplexe Nintex-Workflows | Analyse zuerst, dann Konzept — Beratung empfohlen |
| Datenschutz extrem kritisch | Evaluierung: Power Automate Government Cloud oder OnPrem |
Nächster Schritt: Inventory vor Action
Bevor irgendetwas neu gebaut wird:
- Microsoft 365 Assessment Tool ausführen — komplette Liste aller Legacy-Workflows
- Priorisieren: Welche Workflows sind business-kritisch? Welche sind tot (laufen schon lange nicht mehr, keiner hat’s gemerkt)?
- Komplexität einschätzen: Standard (SPMT machbar) vs. Custom (manueller Neuaufbau)?
- Ressourcen klären: Interne Kapazität für Neuaufbau? Oder externe Unterstützung?
Die häufigste Falle: der erste Workflow läuft in Power Automate. Alle freuen sich. Dann kommt der zwanzigste — und der ist achtmal so komplex. Ohne Gesamtinventar keine realistische Einschätzung.
Was WITC dabei kann
Wir haben SharePoint-Workflow-Migrationen begleitet — von der Assessment-Phase bis zum Live-Betrieb. Klassische Szenarien:
- Bestandsaufnahme welche Workflows noch aktiv genutzt werden (vs. Zombie-Workflows die niemand mehr kennt)
- Konzeption des Migrationspfads (Power Automate Cloud, Gateway, Hybrid)
- Neuaufbau komplexer Workflows die das SPMT nicht schafft
- Nintex-to-Power-Automate-Migrationen
Ein Erstgespräch (30 Min, kostenlos) reicht oft für eine erste Einschätzung: was ist betroffen, wie komplex, was kostet es realistisch.
Zusammenfassung
- SharePoint 2013 Workflows sind seit dem 2. April 2026 abgeschaltet — kein Aufschub
- Nintex Workflow for Office 365 ist ebenfalls weg (basierte auf der gleichen Engine)
- Erster Schritt: Microsoft 365 Assessment Tool — Inventory vor Migration
- Hauptpfad: Power Automate (Cloud), ggf. mit On-Premises Data Gateway für Hybrid-Szenarien
- Komplexität variiert stark — ohne Inventory keine realistische Aufwandsschätzung
- OnPrem-SharePoint läuft noch — aber auch dort tickt die Uhr (Juli 2026 für 2016/2019)
Wer jetzt strukturiert vorgeht, vermeidet das Szenario das wir 2020 bei der 2010-Abschaltung oft gesehen haben: Workflows die keiner kannte — bis sie aufgehört haben zu laufen.