Einleitung
Microsoft hat eine spannende Neuerung vorgestellt: SharePoint Online kann jetzt direkt als Knowledge-Quelle für Copilot Agents genutzt werden. Damit wird es für Unternehmen noch einfacher, ihr vorhandenes Wissen in Microsoft 365 produktiv einzusetzen – sei es für Automatisierungen, Support-Szenarien oder als digitaler Assistent für Mitarbeiter.
In diesem Beitrag beleuchten wir die Vorteile, die Funktionsweise und konkrete Einsatzszenarien dieser Integration.
Warum ist das relevant?
SharePoint ist seit vielen Jahren die zentrale Plattform für Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit in Microsoft 365. Mit der neuen Integration in Copilot Agents ergeben sich wesentliche Vorteile:
- Zentrale Wissensbasis: Copilot kann direkt auf Dokumente, Bibliotheken und Listen zugreifen.
- Effizienzsteigerung: Antworten und Automatisierungen basieren auf aktuellen Unternehmensinformationen.
- Sicherheit und Governance: Copilot berücksichtigt automatisch die bestehenden SharePoint-Berechtigungen – sensible Informationen bleiben geschützt.
Unternehmen können dadurch ihr Wissen nicht nur zentral speichern, sondern es auch intelligent nutzen und in Geschäftsprozesse einfließen lassen.
So funktioniert es
Die Anbindung erfolgt über die neue SharePoint-Tool-Integration in Azure AI Foundry. Administratoren und Entwickler können dort einen Agenten mit SharePoint verbinden und gezielt Inhalte freigeben. Möglich sind:
- die Auswahl spezifischer Sites, Bibliotheken oder Listen,
- das granulare Steuern von Zugriffsrechten, sowie
- die konsequente Durchsetzung von Sicherheitsrichtlinien.
Das Ergebnis: Copilot Agents liefern Antworten, die sich direkt aus den SharePoint-Inhalten ableiten – ohne dass Daten manuell verschoben oder doppelt gepflegt werden müssen.
Beispiele für den Einsatz
Die Einsatzmöglichkeiten sind breit gefächert. Einige Beispiele aus der Praxis:
- HR-Abteilung: Neue Mitarbeiter stellen Fragen zum Onboarding-Prozess. Copilot liefert passende Antworten direkt aus den HR-Dokumenten in SharePoint.
- Projektmanagement: Teams generieren automatisch Statusberichte aus Projektunterlagen in SharePoint. Zusätzlich können Aufgabenlisten oder Projektpläne analysiert werden, um Engpässe frühzeitig sichtbar zu machen.
- IT-Support: Copilot greift auf FAQ- oder Knowledgebase-Dokumente im SharePoint zu und beantwortet Mitarbeiterfragen schneller. Auch wiederkehrende Support-Tickets lassen sich durch Copilot effizient zusammenfassen und automatisiert lösen.
- Vertrieb: Sales-Teams rufen Produktinformationen, Preislisten oder Vertragsvorlagen direkt über Copilot ab, ohne selbst lange suchen zu müssen.
- Forschung & Entwicklung: Entwicklungsabteilungen nutzen Copilot, um aus technischen Dokumentationen oder früheren Projekten wertvolle Erkenntnisse für neue Entwicklungen zu ziehen.
Damit wird deutlich: Praktisch jede Abteilung kann davon profitieren, wenn Copilot Agents direkt auf Inhalte in SharePoint zugreifen können.
Vergleich zu anderen Knowledge-Quellen
Neben SharePoint lassen sich auch andere Datenquellen in Copilot Agents einbinden – beispielsweise OneDrive, Dataverse oder Websites. Dennoch bietet SharePoint einen besonderen Vorteil: Es ist in vielen Unternehmen bereits die zentrale Dokumentenablage. Dadurch entsteht kein zusätzlicher Aufwand, und bestehende Strukturen können optimal weitergenutzt werden.
Tipps zur Einführung
Wer die Integration von SharePoint in Copilot Agents einführen möchte, sollte einige Punkte beachten:
- Change Management: Binden Sie die Fachabteilungen frühzeitig ein, damit Akzeptanz entsteht.
- Governance: Legen Sie klare Regeln fest, welche Bibliotheken und Inhalte genutzt werden dürfen.
- Pilotphase: Starten Sie mit einem kleinen Bereich (z. B. HR oder Projektmanagement), bevor Sie die Lösung unternehmensweit ausrollen.
Fazit
Die Verbindung von SharePoint und Copilot Agents ist ein logischer nächster Schritt für Unternehmen, die Microsoft 365 nutzen. Sie macht Wissen nicht nur zugänglich, sondern aktiv nutzbar in alltäglichen Prozessen.
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Damit zeigt sich: SharePoint ist weit mehr als eine Dokumentenablage – es ist der Schlüssel, um Copilot Agents mit relevanten Unternehmensinformationen zu versorgen.
Quellen: