“Copilot liefert bei uns irgendwie keine guten Antworten.”
Dieser Satz fällt in fast jedem M365-Projekt, das ich begleite — spätestens sechs Wochen nach der Copilot-Einführung. Und fast immer ist die Ursache nicht das Modell, nicht die Lizenz, nicht die Prompts.
Es ist die Datenbasis.
Warum Copilot auf eure SharePoint-Qualität angewiesen ist
Microsoft 365 Copilot greift für die meisten Antworten auf SharePoint als Grounding-Quelle zurück. SharePoint ist damit laut Microsoft inzwischen die meistgenutzte Wissensbasis für Copilot im Enterprise-Bereich — und das gilt auch für KMU.
Das Problem: In vielen Unternehmen ist SharePoint über Jahre organisch gewachsen. Ordner in Ordnern. Dateinamen wie Angebot_final_v3_NOCHMAL.docx. Keine konsistenten Metadaten. Dokumente, von denen niemand mehr weiß, ob sie noch gültig sind.
Wenn Copilot auf dieser Basis antwortet, sucht es in einem digitalen Aktenkeller. Die Ergebnisse sind entsprechend.
Was ist der Copilot Knowledge Agent?
Microsoft hat dieses Problem erkannt und im September 2025 den SharePoint Knowledge Agent in Public Preview gebracht. Seit Frühjahr 2026 ist er für M365-Copilot-Tenants allgemein verfügbar.
Der Knowledge Agent ist eine integrierte SharePoint-Funktion, die Inhalte automatisch für die KI-Nutzung aufbereitet:
- Automatische Spalten und Ansichten: Der Agent analysiert Dokumentbibliotheken und schlägt vor, wie Inhalte besser strukturiert werden können
- Metadaten-Anreicherung: Fehlende Tags, Kategorien und Eigenschaften werden automatisch ergänzt oder vorgeschlagen
- Strukturpflege: Kontinuierliche Optimierung — kein einmaliges Projekt, sondern laufende Arbeit
Das Ziel: SharePoint-Inhalte in einem autoritativen, für Copilot optimierten Format halten.
Was bedeutet das konkret für KMU?
Für mittelständische Unternehmen mit 50–500 Mitarbeitern bringt der Knowledge Agent drei praktische Vorteile:
1. Copilot-Qualität verbessert sich ohne großes Projekt
Statt eines monatelangen “SharePoint-Aufräum-Projekts” können Teams den Knowledge Agent schrittweise aktivieren und zunächst auf die wichtigsten Wissensbereiche fokussieren — z.B. Angebote, Projekte, HR-Dokumente.
2. Site-Owner bekommen Handlungsempfehlungen
Der Agent generiert konkrete Vorschläge für Dokumentbibliotheken: welche Spalten fehlen, welche Inhalte unstrukturiert sind, was priorisiert werden sollte. Das macht Informationsarchitektur zugänglich — auch ohne SharePoint-Spezialist.
3. Governance wird skalierbarer
Der Knowledge Agent lässt sich via PowerShell auf Tenant-Ebene konfigurieren: welche Sites einbezogen werden, welche ausgeschlossen. Für KMU bedeutet das: gezielte Aktivierung nur dort, wo die Datenqualität stimmt — statt Copilot auf alles loszulassen.
# Beispiel: Nur ausgewählte Sites einbeziehen
Set-SPOTenant -KnowledgeAgentScope IncludeSelectedSitesWas der Knowledge Agent nicht löst
Hier wird es wichtig, ehrlich zu sein: Der Knowledge Agent ist ein Werkzeug — kein Wundermittel.
Er kann keine schlechten Inhalte in gute Inhalte verwandeln. Veraltete Dokumente, falsche Informationen, doppelte Dateiversionen — das alles bleibt ein Problem, das Menschen lösen müssen.
Er braucht eine Basis. Wenn die Informationsarchitektur komplett fehlt, hilft auch kein Agent. Die Voraussetzung für erfolgreiche Nutzung: ein grundlegendes Verständnis davon, welche Inhalte für euer Unternehmen wirklich relevant sind, und wer dafür verantwortlich ist.
Microsoft fasst es selbst so zusammen: “Knowledge can no longer remain passive — it needs to be activated.”
Checkliste: Ist euer SharePoint Copilot-ready?
Bevor ihr den Knowledge Agent aktiviert, lohnt sich eine kurze Bestandsaufnahme:
- Gibt es klare Verantwortlichkeiten für Dokumentbibliotheken (Site-Owner)?
- Sind Namenskonventionen für Dateien definiert und eingehalten?
- Sind die wichtigsten Wissensbereiche (Angebote, Projekte, Prozesse) in SharePoint abgebildet — oder noch in lokalen Laufwerken?
- Existiert eine Retention-Policy für veraltete Dokumente?
- Sind Berechtigungen sauber geregelt (wer darf was sehen)?
Je mehr Häkchen, desto größer der Copilot-Mehrwert.
Unser Ansatz bei WITC
In M365-Projekten starten wir immer mit einem Copilot Readiness Assessment: Wo steht euer SharePoint heute? Was sind die größten Qualitätslücken? Und wo bringt Copilot den schnellsten messbaren Nutzen?
Der Knowledge Agent ist dabei ein Baustein — nicht der Startpunkt.
Wenn ihr wissen wollt, wo ihr steht: Erstgespräch buchen — kostenlos, 30 Minuten, konkreter Befund für euren Tenant.